POLITYKA PRYWATNOŚCI

VIGO System Spółka Akcyjna z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim

  1. 1 Postanowienia ogólne

    1.1 Administratorem danych osobowych jest VIGO System Spółka Akcyjna z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim, ul. Poznańska 129/133, 05-850 Ożarów Mazowiecki wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie Wydział XIV Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000113394, NIP: 5270207340, REGON: 010265179, kontaktowy adres e-mail: info@vigo.com.pl, telefon kontaktowy: 48 22 733 54 10 (dalej jako: „Administrator”).

    1.2 Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób fizycznych (w tym klientów i kontrahentów Administratora) pozyskanych w związku z jakąkolwiek współpracą Administratora z tymi osobami (dalej jako: „Osoby fizyczne”). Niniejsza Polityka Prywatności jest również dokumentem o charakterze informacyjnym w zakresie przetwarzania danych osobowych Osób fizycznych przez Administratora.

    1.3 Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy w szczególności przetwarzania danych osobowych następujących Osób fizycznych:

    1.3.1 klientów i kontrahentów Administratora będących osobami fizycznymi;

    1.3.2 pracowników i innych osoby fizycznych działających na rzecz klientów i kontrahentów Administratora;

    1.3.3 użytkowników strony internetowej znajdującej się pod adresem: www.vigo.com.pl (dalej jako „Strona Internetowa”).

    1.4 Przetwarzanie danych osobowych u Administratora odbywa się w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa polskiego i europejskiego, w tym w szczególności w sposób zgodny z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L nr 119, str. 1, dalej jako: „RODO”).

     

    2 Rodzaje przetwarzanych danych osobowych

    2.1 Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe Osób fizycznych (w zależności od charakteru i rodzaju współpracy):

    2.1.1 imię i nazwisko / firma;

    2.1.2 telefon kontaktowy;

    2.1.3 adres e-mail;

    2.1.4 adres kontaktowy;

    2.1.5 numer NIP;

    2.1.6 numer REGON;

    2.1.7 numer IP komputera lub innego urządzenia z dostępem do internetu.

    2.2 Podanie danych osobowych wskazanych w punkach 2.1.1 do 2.1.6 jest całkowicie dobrowolne. Każdej Osobie fizycznej przysługują określone w niniejszej Polityce Prywatności uprawnienia względem jego danych osobowych zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

    2.3 Dane osobowe wskazane w punkcie 2.1.7 powyżej pozyskiwane są automatycznie w chwili odwiedzenia Strony Internetowej Administratora. Są one przechowywane w pliku dziennika na serwerze. Dane te są zbierane ze względów technicznych i mogą być przetwarzane w powiązaniu z innymi danymi osobowymi jedynie w razie wyrażenia przez Osobę fizyczną zgody na przetwarzanie jej danych osobowych.

     

    3 Cele przetwarzania danych osobowych

    3.1 Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w następujących celach:

    3.1.1 zawarcia, realizacji lub rozwiązania umowy, w tym w szczególności w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy lub świadczenia usług bądź dostarczenia towarów;

    3.1.2 nawiązywania i utrzymywania bieżących kontaktów handlowych z Osobą fizyczną lub podmiotem który ta osoba reprezentuje, w tym w szczególności w celu zapewnienia efektywnej obsługi klientów;

    3.1.3 rozpatrywania reklamacji lub roszczeń zgłoszonych przez Osoby fizyczne i klientów;

    3.1.4 wypełnienia prawnych obowiązków ciążących na Administratorze, w tym dotyczących np. rozliczeń podatkowych;

    3.1.5 udostępniania treści za pośrednictwem Strony Internetowej.

    3.2 Ponadto, dane osobowe mogą być przetwarzane w celach marketingowych związanych z produktami i usługami własnymi Administratora lub w innych celach, na które dana Osoba fizyczna wyrazi zgodę w ramach współpracy z Administratorem.

    3.3 Na podstawie danych osobowych Administrator nie podejmuje decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym ich przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

     

    4 Podstawy przetwarzania danych osobowych

    4.1 Podawanie danych osobowych jest dobrowolne, przy czym w pewnych sytuacjach może być konieczne do korzystania z usług świadczonych przez Administratora.

    4.2 Przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie przepisów prawa, tj. w szczególności gdy:

    4.2.1 jest to niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy;

    4.2.2 jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązku podatkowego);

    4.2.3 jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (np. marketing własnych produktów lub usług Administratora, dochodzenie roszczeń w postępowaniu sądowym).

    4.3 Ponadto, przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody.

    4.4 Każdej Osobie fizycznej w każdej chwili przysługuje prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej wycofaniem, jak również nie wpływa na przetwarzanie danych osobowych na podstawie innej aniżeli zgoda danej osoby.

    4.5 Zgodę we własnym imieniu mogą wyrazić jedynie osoby w wieku co najmniej 16 lat. W przypadku osób poniżej 16. roku życia, wymagana jest zgoda rodziców lub opiekunów prawnych.

     

    5 Okres przechowywania danych osobowych

    5.1 Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich są one przetwarzane, w tym w szczególności przez okres:

    5.1.1 potrzebny do podjęcia działań przed zawarciem umowy, zmierzających do jej zawarcia;

    5.1.2 realizacji umowy zawartej z Administratorem oraz okres, w którym Osobie fizycznej przysługują jakiekolwiek uprawnienia związane z jej wykonaniem;

    5.1.3 realizacji wymagań ustawowych nałożonych na Administratora.

    5.2 Po upływie okresu przechowywania danych osobowych zostaną one niezwłocznie usunięte przez Administratora, z wyjątkiem danych osobowych przekazanych Administratorowi w celach marketingowych – ich przetwarzanie trwać będzie do czasu wycofania odpowiedniej zgody bądź zgłoszenia sprzeciwu co do przetwarzania tych danych.

     

    6 Odbiorcy danych osobowych

    6.1 Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

    6.1.1 upoważnionym przez Administratora osobom zatrudnionym u Administratora lub współpracującym z Administratorem na podstawie umów cywilnoprawnych;

    6.1.2 podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie i w imieniu Administratora oraz osobom upoważnionym, zatrudnionym w tych podmiotach (np. usługi firm zewnętrznych, podwykonawców, doradców prawnych, doradców finansowych lub księgowych, dostawców usług IT itp.);

    6.1.3 organom państwowym lub innym podmiotom publicznym, w celu spełnienia wymogów prawnych.

    6.2 Przekazywanie danych osobowych poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) odbywa się zgodnie z przepisami RODO, przy odpowiednim zabezpieczeniu praw Osób fizycznych, w szczególności:

    6.2.1 po uzyskaniu zgody Osoby fizycznej;

    6.2.2 do podmiotów stosujących odpowiednie zabezpieczenia, i pod warunkiem, że obowiązują egzekwowalne prawa osób, których dane dotyczą (w tym poprzez wykorzystanie standardowych klauzul ochrony danych).

    6.2.3 w szczególności Administrator wskazuje, że korzysta z narzędzi dostarczanych przez Google LLC. Wskazany wyżej podmiot ma siedzibę na terytorium Stanów Zjednoczonych Ameryki i wykorzystują infrastrukturę techniczną, która znajduje się poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

    6.3 Przekazywanie lub udostępnianie danych osobowych odbywa się z poszanowaniem praw Osób fizycznych oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

     

    7 Środki ochrony danych osobowych

    7.1 Administrator chroni dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich, jak również zapewnia środki organizacyjne i prawne zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, mające na celu zagwarantowanie poufności danych osobowych oraz ich wykorzystanie w sposób uniemożliwiający dostęp do tych danych ze strony osób nieuprawnionych.

    7.2 Administrator wdraża i stosuje odpowiednie rozwiązania techniczne mające na celu ochronę danych osobowych. W szczególności Administrator stosuje najwyższej jakości zabezpieczenia techniczne i informatyczne, oraz zabezpieczenia fizyczne.

     

    8 Uprawnienia Osób fizycznych odnośnie do danych osobowych

    8.1 Każda Osoba fizyczna może złożyć reklamację dotyczącą przetwarzania jego danych osobowych.

    8.2 Każda Osoba fizyczna ma także prawo:

    8.2.1 do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniony do uzyskania dostępu do nich oraz następujących informacji:

    (1) cele przetwarzania;

    (2) kategorie danych osobowych;

    (3) o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych;

    (4) w miarę możliwości – informacja o planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;

    (5) o prawie do żądania od Administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych dotyczącego osoby, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;

    (6) o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;

    (7) jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą – wszelkie dostępne informacje o ich źródle;

    (8) o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą;

    8.2.2 wniesienia skargi do organu nadzorczego;

    8.2.3 żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących go danych osobowych, które są nieprawidłowe; z uwzględnieniem celów przetwarzania, Osoba fizyczna ma również prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia;

    8.2.4 do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu;

    8.2.5 wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych w przypadkach określonych w przepisach;

    8.2.6 żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących go danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli zachodzi jedna z poniższych okoliczności:

    (1) dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;

    (2) Osoba fizyczna cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;

    (3) Osoba fizyczna wnosi sprzeciw wobec przetwarzania i sprzeciw ten ma oparcie w obowiązujących przepisach;

    (4) dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;

    (5) dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator;

    (6) dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego dziecku zgodnie z obowiązującymi przepisami;

    8.2.7 żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, gdy:

    (1) Osoba fizyczna kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;

    (2) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Osoba fizyczna sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;

    (3) Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Osobie fizycznej do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

    (4) Osoba fizyczna wniosła sprzeciw zgodnie z obowiązującymi przepisami wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu;

    8.2.8 żądania od Administratora przekazania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, danych osobowych jego dotyczących, które dostarczył Administratorowi, oraz przesłania tych danych innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Administratora, jeżeli:

    (1) przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy; oraz

    (2) przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

     

    9 Procedura reklamacyjna

    9.1 Reklamacja może być zgłoszona:

    9.1.1 w formie pisemnej – na adres siedziby Administratora tj. VIGO System Spółka Akcyjna, ul. Poznańska 129/133, 05-850 Ożarów Mazowiecki;

    9.1.2 w formie elektronicznej – na adres e-mail info@vigo.com.pl.

    9.2 Reklamacja powinna zawierać co najmniej:

    9.2.1 wskazanie, w jaki sposób doszło do naruszenia ochrony danych osobowych i na czym to naruszenie polega;

    9.2.2 wskazanie danych pozwalających na poinformowanie o sposobie rozpatrzenia reklamacji.

    9.3 W przypadku zgłoszenia jednego z żądań określonych w punkcie 8.2 powyżej, reklamacja powinna zawierać:

    9.3.1 treść żądania;

    9.3.2 w razie potrzeby – jego uzasadnienie;

    9.3.3 wskazanie danych pozwalających na poinformowanie o sposobie rozpatrzenia reklamacji.

    9.4 Administrator może poprosić zgłaszającego reklamację o przekazanie dodatkowych informacji, jeśli są one niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia lub żądania.

    9.5 W przypadku zgłoszenia jednego z żądań określonych w punkcie 8.2 powyżej, jest ono rozpoznawane zgodnie z postanowieniami dotyczącymi procedury reklamacyjnej. W tym przypadku Administrator może poprosić osobę zgłaszającą żądanie o wykazanie swojej tożsamości w celu zweryfikowania, czy jest ona uprawniona do zgłoszenia tego żądania.

    9.6 Reklamacja rozpoznawana jest niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia.

    9.7 W przypadku, gdy reklamacja wymaga przeprowadzenia dodatkowego postępowania, termin rozpatrzenia reklamacji może ulec wydłużeniu.

    9.8 Zgłaszający może na każdym etapie uzyskać od Administratora informację o stanie rozpoznania swojej reklamacji.

    9.9 Niezwłocznie po rozpoznaniu reklamacji Administrator informuje zgłaszającego o sposobie, w jaki została ona rozpatrzona oraz o działaniach, które zostały podjęte w związku ze zgłoszeniem reklamacji.

    9.10 Administrator komunikuje się z osobą zgłaszającą reklamację w formie elektronicznej – na podany przez zgłaszającego reklamację adres e-mail. W przypadku niepodania przez zgłaszającego adresu e-mail, Administrator komunikuje się ze zgłaszającym pisemnie.

    9.11 Brak odpowiedzi na reklamację w terminie 30 dni od daty otrzymania reklamacji oznacza jej uwzględnienie. Jeżeli Administrator nie podejmuje działań w związku z reklamacją to niezwłocznie – najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania – Administrator informuje osobę, której dane dotyczą, o powodach niepodjęcia działań oraz o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

    9.12 W przypadku ustalenia w wyniku rozpoznania reklamacji, iż doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, Administrator podejmuje działania przewiedziane w obowiązujących przepisach.

     

    10 Polityka cookies

    10.1 Na Stronie Internetowej Administrator stosuje mechanizm tzw. plików „cookies”, tj. danych informatycznych, w szczególności plików tekstowych zapisywanych przez serwery na urządzeniu końcowym Osoby fizycznej, które serwery mogą odczytać przy każdorazowym połączeniu się z tego urządzenia końcowego.

    10.2 Oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Osoby fizycznej. Osoby fizyczne mogą w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies, w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej lub informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu. Efektem takiej zmiany mogą być utrudnienia związane z obsługą Strony Internetowej.

    10.3 Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach przeglądarki internetowej.

    10.4 Większość plików cookies to tzw. cookies sesji, które są automatycznie usuwane z dysku twardego po zakończeniu sesji, czyli po wylogowaniu się lub zamknięciu okna przeglądarki. Niektóre z plików cookies pozwalają na identyfikację w trakcie ponownego odwiedzenia Strony Internetowej, ponieważ nie są usuwane w sposób automatyczny.

    10.5 Administrator stosuje mechanizm plików cookies tylko w celach informacyjnych, aby usprawnić i ułatwić działanie Strony Internetowej, aby lepiej dopasować wygląd Strony Internetowej oraz do zbierania anonimowych, zagregowanych statystyk, w jaki sposób Osoby fizyczne używają Strony Internetowej, co ma pomóc w poprawianiu funkcjonalności i zawartości Strony Internetowej.

     

    11 Zmiany Polityki Prywatności

    11.1 Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 14 marca 2022 roku.

    11.2 Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności z ważnej przyczyny, w szczególności w przypadku:

    11.2.1 konieczności dostosowania Polityki Prywatności do przepisów prawa lub decyzji i orzeczeń sądów lub organów władzy publicznej;

    11.2.2 zmiany danych, w tym nazw, adresów, numerów identyfikacyjnych, zamieszczonych w Polityce Prywatności;

    11.2.3 poprawy obsługi Klientów.

    11.3 Zmiana Polityki Prywatności nie wpływa na przetwarzanie danych osobowych zrealizowane przed dokonaniem tej zmiany.

     

    12 Postanowienia końcowe

    12.1 Wszelkie zapytania lub kwestie związane z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych należy kierować do Administratora w formie pisemnej, mailowej lub telefonicznej, na poniższe dane:

    VIGO System Spółka Akcyjna, ul. Poznańska 129/133, 05-850 Ożarów Mazowiecki

    kontaktowy adres e-mail: info@vigo.com.pl,

    telefon kontaktowy: +48 22 733 54 10.

    12.2 Administrator może umieszczać na Stronie Internetowej odnośniki umożliwiające Osobom fizycznym bezpośrednie przejście na inne strony internetowe. Niniejsza Polityka Prywatności nie obejmuje stron internetowych prowadzonych przez inne podmioty niezależne od Administratora, a Administrator nie ponosi odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych przez przedmiotowe inne podmioty prowadzące inne strony internetowe.